第一章 总则
第一条 为深入贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想、党的十九大、十九届二中、三中、四中全会精神，认真贯彻新时代党的组织路线，全面提升学校干部人事档案工作质量，推进干部人事档案工作科学化、制度化、规范化，根据《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案工作条例》及《干部人事档案材料收集归档规定》，特制定本规定。
第二章 人事档案管理范围
第二条 按照干部管理权限，由学校管理的在职在编职工、离退休职工的档案，由校人力资源处负责集中统一管理。编外控制人员人事档案原则上由芜湖市公共就业和人才服务中心管理，编外控制人员在聘期内形成的个人档案由校人力资源处实施统一管理。劳务派遣人员及临时聘用人员按照合同进行管理，学校不对其人事档案进行专门管理。
第三条 死亡职工的档案，自死亡之日起，由校人力资源处保管五年后，移交学校综合档案室保存。
第四条 教职工出国不归，以及辞职、自动离职、除名、被辞退（解聘）后未办理完相关离校手续的，其档案暂由学校保管。
第五条 教职工在受刑事处分和劳动教养期间，其档案暂由学校保管。刑满释放或解除劳教后，重新安排工作的，其档案应转由新的主管单位保管。
第三章 档案材料的收集、归档
第六条 收集归档内容及分类
第一类 履历类材料。主要有《干部履历表》和干部简历等材料。
第二类 自传和思想类材料。主要有自传、参加党的重大教育活动情况和重要党性分析、重要思想汇报等材料。
第三类 考核鉴定类材料。主要有平时考核、年度考核、专项考核、任（聘）期考核，工作鉴定，重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现，援派、挂职锻炼考核鉴定，党组织书记抓基层党建评价意见等材料。
第四类 学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料。主要有中学以来取得的学历学位，职业（任职）资格和评聘专业技术职务（职称）， 当选院士、入选重大人才工程，发明创造、科研成果获奖、著作译著和有重大影响的论文目录，政策理论、业务知识、文化素养培训和技能训练情况等材料。
第五类 政审、审计和审核类材料。主要有政治历史情况审查，领导干部经济责任审计和自然资源资产离任审计的审计结果及整改情况、履行干部选拔任用工作职责离任检查结果及说明，证明，干部基本信息审核认定、干部人事档案任前审核登记表，廉洁从业结论性评价等材料。
第六类 党、团类材料。主要有《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、转正申请书、培养教育考察，党员登记表，停止党籍、恢复党籍，退党、脱党，保留组织关系、恢复组织生活，《中国共产主义青年团入团志愿书》、入团申请书，加入或者退出民主党派等材料。
第七类 表彰奖励类材料。主要有表彰和嘉奖、记功、授予荣誉称号，先进事迹以及撤销奖励等材料。
第八类 违规违纪违法处理处分类材料。主要有党纪政务处分，组织处理，法院刑事判决书、裁定书，公安机关有关行政处理决定，有关行业监管部门对干部有失诚信、违反法律和行政法规等行为形成的记录，人民法院认定的被执行人失信信息等材料。
第九类 工资、任免、出国和会议代表类材料。主要有工资待遇审批、参加社会保险，录用、聘用、招用、入伍、考察、任免、调配、军队转业（复员）安置、退（离）休、辞职、辞退，公务员（参照公务员法管理人员）登记、遴选、选调、调任、职级晋升，职务、职级套改，事业单位管理岗位职员等级晋升，出国（境）审批，当选党的代表大会、人民代表大会、政协会议、群团组织代表会议、民主党派代表会议等会议代表（委员）及相关职务等材料。
第十类 其他可供组织参考的材料。主要有毕业生就业报到证、派遣证，工作调动介绍信，国（境）外永久居留资格、长期居留许可等证件有关内容的复印件和体检表等材料。
第七条 收集方法
1.形成人事档案材料的部门，在形成正式材料后的一个月内，应按要求将应归档的人事档案材料送交人力资源处归档，并形成制度。
2.教职工对留存在个人手中的属于归档范围的档案材料，应及时主动地送交人力资源处归档。
3.人力资源处应加强与有关部门、个人的联系，及时主动地向形成人事档案材料的部门和个人收集新形成的人事档案材料。
4.凡已生成且未及时归档的人事档案材料，由各单位和个人参考《干部人事档案材料形成部门一览表》（附件1)，收齐材料（复印件需核对原件），认真填写《送交干部人事档案材料归档清单》（附件2），并将归档材料及清单送交人力资源处，人力资源处要及时认真清点，查实无误后，完成材料交接手续。
第八条 归档要求
1.人力资源处须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。
2.归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或人力资源处公章。
3.人力资源处发现送交的归档材料不符合归档要求的，不予归档，并有权通知形成档案材料的部门或个人，补交材料或补办手续。形成档案材料的部门或个人应认真办理。
4.干部人事档案材料的载体使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)的公文用纸，材料左边应当留有20—25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。
5.符合归档要求的材料，必须在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档。
第四章 人事档案的利用、审核
第九条 人事档案的查（借）阅
1.查阅人事档案必须根据干部管理权限，按照《干部档案工作条例》办理审批手续。各单位因工作需要，干部本人及其亲属办理公证、诉讼取证等有关干部个人合法权益保障的事项，可以按照有关规定提请查阅档案。查阅单位或个人须如实填写《干部人事档案查阅审批表》（附件3），经本单位、人力资源处负责人及分管校领导批准后，在工作人员陪同下方能查阅。
2.查阅人事档案的单位须派中共党员进行。
3.查阅人事档案，必须严格遵守保密和阅档规定，严禁涂改、圈划、乱加批注、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按违反《中华人民共和国档案法》处理。
4.查阅人事档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案内容。如确系工作需要，必须经人力资源处负责人审查批准后才能复制拍摄。
5.人事档案一般不予外借。确因工作需要借阅的，借阅单位须说明理由，经人力资源处负责人、分管校领导及校党委主要领导批准，并如实填写《干部人事档案借阅审批表》（附件4），严格履行登记手续，限期归还。借阅期间，应妥善保管好档案，不得擅自转借他人或供他人阅读，归还时人力资源处应当认真核对档案材料。
第十条 人事档案的审核
1.严格执行干部人事档案任前审核制度。按照干部管理权限和“谁管理、谁把关，谁考察、谁审核，谁签字、谁负责”原则，对拟选拔任用干部、交流任职干部、军队转业干部和新进干部队伍人员的档案进行严格审核，做到“凡提必审、凡转必审、凡进必审”。
2.干部人事档案审核应当在全面审核档案内容的基础上，重点审核干部的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员及重要社会关系、专业技术职务（职称）、学术评鉴、奖惩等基本信息，审核档案内容是否真实、档案材料是否齐全、档案材料记载内容之间的关联性是否合理以及是否有影响干部使用的情形等。
3.干部人事档案审核中发现的问题应当按照相关规定及时进行整改和处理。涉及干部个人信息重新认定的，应当及时通知干部所在单位和干部本人。
4.凡发现档案材料或者信息涉嫌造假的，组织人事部门应当立即查核，未核准前，一律暂缓考察或者暂停任职、录用、聘用、调动等程序。
第五章 人事档案的转递
第十一条 教职工辞职、自动离职、除名、被辞退（解聘），在办理完相关离校手续后，有接收单位的，其档案应及时转至相关单位；没有接收单位的，其档案应及时转至芜湖市公共就业和人才服务中心。调入我校的教职工，其人事档案转进我校后，要及时认真清点，查实无误后，回执方可退回档案转出单位。
第十二条 人事档案须通过机要交通转递或派专人送取。
第十三条 转出的档案，必须完整齐全，并按规定进行整理装订。装订完毕的档案，要严密包封，并加盖密封章。
第十四条 转递人事档案必须按统一规定的“干部档案（材料）转递通知单”项目详细登记。
第十五条 转出的档案逾期一个月未收到回执的，应及时去函去电催要，以防丢失。
第六章 纪律与监督
第十六条 开展干部人事档案工作必须严格执行《干部人事档案工作条例》，遵守有关工作纪律。
第十七条 组织人事部门在干部人事档案工作中，必须严格执行《干部人事档案工作条例》，自觉接受组织监督和党员、干部、群众监督。各单位和全体教职工对干部人事档案工作中的违纪违规行为，有权向学校党委、纪委举报、申诉。
第十八条 对于违反相关规定和纪律的，依据有关规定予以纠正；根据情节轻重，给予批评教育、组织处理或者党纪政务处分，并视情追究相关人员责任。涉嫌违法犯罪的，按照国家法律法规处理。
第七章 附则
第十九条 本规定由校人力资源处负责解释。
附件：1.《干部人事档案材料形成部门一览表》
2.《送交干部人事档案材料归档清单》
3.《干部人事档案查阅审批表》
4.《干部人事档案借阅审批表》
